Algemene voorwaarden

Versie september 2026.

Deze algemene voorwaarden gelden voor elk gebruik van het Complemy-platform en de bijhorende diensten, aangeboden door Complemy, uitgebaten door YAMY BV, Klaproosstraat 36, 8800 Roeselare, België, KBO 0505.624.079 ("Complemy", "wij"). Door een account aan te maken, tokens te bestellen of het platform te gebruiken, aanvaardt de klant deze voorwaarden. Afwijkende voorwaarden van de klant gelden enkel na schriftelijke aanvaarding door Complemy.

1. Definities

Platform: de online omgeving op complemy.be met lessen, quizzen, metingen, certificaten, opvolging en rapportering.
Bedrijf of klant: de organisatie die tokens aankoopt en medewerkers inschrijft.
Beheerder: de persoon die namens het bedrijf het portaal beheert.
Cursist: de medewerker die de opleiding volgt.
Partner: een sectorfonds, federatie of doorverwijzer met een afzonderlijke partnerovereenkomst.
Token: het recht voor één cursist om het volledige programma te volgen.
Programma: het opleidingstraject van bootcamp en rolgerichte lessen, standaard vijftig weken, met de inhoud zoals die op het moment van elke les beschikbaar is.

2. Dienst

Complemy biedt een online opleidingsprogramma rond AI-geletterdheid en de EU AI Act (art. 4), met wekelijkse microlessen, quizzen, een nulmeting en hermeting, certificaten met controlecode, opvolging per medewerker en afdeling, en een downloadbaar compliance-rapport. De inhoud wordt regelmatig bijgewerkt; updates zijn inbegrepen voor de duur van het programma en daarna zolang het bedrijf klant is.

3. Rollen en verantwoordelijkheden

Het bedrijf kiest wie deelneemt, welk traject elke medewerker volgt en wanneer het programma start. Het staat in voor de juistheid van de ingevoerde gegevens, voor het zorgvuldig gebruik van toegangsgegevens en voor de naleving van zijn eigen arbeids- en privacyregels bij de inzet van de opleiding.
De beheerder wordt geacht bevoegd te zijn om het bedrijf te verbinden. Het bedrijf kan meerdere beheerders en managers aanstellen; managers zien enkel hun eigen team.
De cursist gebruikt een persoonlijk account. Voortgang en certificaten maken deel uit van het compliance-dossier van het bedrijf, ook na uitdiensttreding, tenzij het bedrijf de gegevens verwijdert.
De partner ziet uitsluitend cijfers op bedrijfsniveau, nooit gegevens van individuele medewerkers. Ledenkorting, commissie en collectieve aankoop staan in de partnerovereenkomst.

4. Totstandkoming en proefperiode

Een overeenkomst komt tot stand bij de registratie van het bedrijf of bij de eerste aankoop van tokens. Een bedrijf kan het platform in proefmodus verkennen; lessen starten pas na activering met een token. Complemy mag een registratie weigeren of beëindigen bij vermoeden van misbruik, concurrerend gebruik of wanbetaling.

5. Tokens

Eén token geeft één cursist toegang tot het volledige programma. Tokens worden eenmalig aangekocht, exclusief btw, volgens de geldende volumestaffel. De staffel wordt berekend op het cumulatieve aantal tokens dat het bedrijf ooit aankocht; later bijkopen gebeurt dus aan dezelfde voorwaarden als een aankoop in één keer.

Een token wordt gereserveerd zodra een medewerker wordt geactiveerd en ligt definitief vast zodra die medewerker aan de opleiding begint (eerste les of meting). Wordt de activering geannuleerd vóór de start, dan komt het token opnieuw vrij. Een token van een gestarte medewerker blijft verbruikt, ook wanneer die medewerker nadien het bedrijf verlaat, gedeactiveerd wordt of de opleiding niet afmaakt.

Tokens hebben geen vervaldatum. Er is geen abonnement en geen stilzwijgende verlenging. Tokens zijn niet overdraagbaar aan andere organisaties, niet inwisselbaar voor geld en worden niet terugbetaald, behoudens andersluidende dwingende bepalingen. Tokens toegekend door een partner of sectorfonds vallen onder de voorwaarden van die partner.

6. Prijzen en facturatie

Prijzen staan op de prijzenpagina en in het portaal, exclusief btw. Complemy mag tarieven voor toekomstige aankopen aanpassen; reeds aangekochte tokens worden niet herprijsd. Facturen worden elektronisch bezorgd via Peppol waar mogelijk, anders per e-mail, op basis van de gegevens die het bedrijf invoerde. Bij online betaling geldt de betaling als voorwaarde voor de levering van de tokens. Bij facturatie achteraf (enkel na akkoord) geldt een betaaltermijn van dertig dagen. Bij laattijdige betaling zijn van rechtswege en zonder ingebrekestelling verwijlintresten verschuldigd aan de wettelijke rentevoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties, een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor invorderingskosten en de redelijke bijkomende kosten. Complemy mag de toegang opschorten zolang een vervallen factuur onbetaald blijft.

7. Gebruik van het platform

De inhoud is bestemd voor de eigen opleiding van de aangesloten organisatie en haar medewerkers. Het is niet toegestaan lessen, quizzen, rapporten of andere inhoud te kopiëren, te downloaden buiten de voorziene functies, door te verkopen, te gebruiken om een concurrerend product te bouwen of buiten dat kader te verspreiden. Accounts zijn persoonlijk; het delen van accounts om tokens te omzeilen is niet toegestaan. Het bedrijf ziet erop toe dat zijn medewerkers geen vertrouwelijke of persoonsgegevens van derden invoeren in vrije tekstvelden. Pogingen om de beveiliging te omzeilen, geautomatiseerd te bevragen of de werking te verstoren leiden tot onmiddellijke opschorting.

8. Intellectuele eigendom

Alle rechten op het platform, de lessen, quizzen, metingen, rapporten, teksten, beelden, merken en software berusten bij Complemy of haar licentiegevers. Het bedrijf krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur en het doel van de overeenkomst. Gegevens die het bedrijf invoert (bedrijfspagina, eigen beleid, tools, aanspreekpunt) blijven eigendom van het bedrijf; het verleent Complemy het recht die te tonen aan zijn eigen cursisten. Het bedrijf mag behaalde certificaten en rapporten onbeperkt gebruiken als bewijsstuk.

9. Certificaten en compliance

Certificaten bevestigen dat een cursist het vermelde programmaonderdeel heeft doorlopen, met de behaalde score. Er bestaat geen officieel of door de overheid erkend "AI Act-certificaat"; de certificaten van Complemy zijn bewijsstukken van een gevolgd programma. Complemy levert een opleidings- en bewijsinstrument dat het bedrijf helpt om zijn verplichtingen onder artikel 4 van de AI Act te onderbouwen. De beoordeling van wat voor een concrete organisatie volstaat, de eindverantwoordelijkheid voor naleving en het contact met toezichthouders blijven bij het bedrijf. Complemy geeft geen juridisch advies en garandeert niet dat een toezichthouder of auditor een dossier zonder meer aanvaardt.

10. Beschikbaarheid, onderhoud en ondersteuning

10.1 Beschikbaarheid. Complemy streeft naar een beschikbaarheid van 99,5% per kalendermaand, gepland onderhoud (10.2 en 10.3) en onbeschikbaarheid buiten haar redelijke controle (10.5) niet meegerekend. Dat is een inspanningsverbintenis: Complemy garandeert geen ononderbroken, tijdige of foutloze werking van het platform. Complemy mag functies toevoegen, wijzigen of verwijderen zolang de kern van de dienst behouden blijft.

10.2 Gepland onderhoud. Gepland onderhoud gebeurt in de regel buiten de kantooruren — op werkdagen na 18 uur of in het weekend — en wordt minstens twee werkdagen vooraf aangekondigd in het portaal, en per e-mail aan de beheerders wanneer een onderbreking van meer dan één uur verwacht wordt. De aankondiging vermeldt het tijdvenster.

10.3 Dringend onderhoud. Ingrepen die geen uitstel dulden — een beveiligingsupdate, een dreigend verlies van gegevens, een defect bij een toeleverancier — mag Complemy zonder voorafgaande aankondiging uitvoeren, ook tijdens de kantooruren. Complemy beperkt de duur tot wat nodig is en licht de beheerders achteraf in.

10.4 Onderhoudsmodus en opschorting. Tijdens gepland of dringend onderhoud kan Complemy het platform in onderhoudsmodus zetten: bezoekers en cursisten krijgen dan een onderhoudspagina in plaats van de gewone omgeving, terwijl het beheer doorwerkt. Daarnaast mag Complemy de toegang van een gebruiker, een bedrijf of het volledige platform onmiddellijk opschorten wanneer dat nodig is om een beveiligingsprobleem in te dijken, misbruik of een inbreuk op artikel 7 te stoppen, of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Zo'n opschorting duurt niet langer dan nodig en wordt zo snel mogelijk gemeld aan de beheerders van het betrokken bedrijf.

10.5 Onbeschikbaarheid buiten onderhoud. Complemy is niet aansprakelijk voor onbeschikbaarheid door oorzaken buiten haar redelijke controle, zoals een storing bij de hosting- of netwerkprovider, stroomuitval, een defect bij een toeleverancier (betaalprovider, e-maildienst, domeinnaam- of certificaatdienst), een aanval op de infrastructuur ondanks passende beveiliging, of overmacht in de zin van artikel 14 — en evenmin voor onbeschikbaarheid die voortkomt uit de apparatuur, het netwerk of de instellingen van het bedrijf zelf. Een tijdelijke onbeschikbaarheid geeft geen recht op schadevergoeding, prijsvermindering of terugbetaling van tokens. De aansprakelijkheid van Complemy blijft in elk geval beperkt zoals bepaald in artikel 13.

10.6 Melding van een storing en ondersteuning. Een storing meldt het bedrijf per e-mail aan het ondersteuningsadres, met het tijdstip, de betrokken gebruikers en wat er te zien was. Complemy bevestigt de ontvangst uiterlijk de eerstvolgende werkdag, onderzoekt de melding met redelijke voortvarendheid en houdt de beheerders op de hoogte tot ze verholpen is. Ondersteuning wordt geboden per e-mail op werkdagen; een eerste inhoudelijke reactie binnen twee werkdagen is het streefdoel.

10.7 Gevolgen voor het leertraject. Het programma loopt op weekritme: lessen komen vrij en herinneringsmails vertrekken volgens de kalender (Belgische tijd), niet volgens de tijd die een cursist effectief kon inloggen. Bij een onbeschikbaarheid schuift die kalender dus niet vanzelf mee, en een wekelijkse aankondiging die tijdens de storing had moeten vertrekken wordt niet automatisch opnieuw verzonden. De betrokken lessen staan wel gewoon klaar zodra het platform er weer is: vrijgegeven lessen blijven beschikbaar en de volgorde blijft behouden, zodat er geen les verloren gaat. Duurt een onbeschikbaarheid langer dan vierentwintig uur, of valt ze samen met het einde van een programma, dan verlengt Complemy de termijnen en de trajectplanning met minstens de duur van de onbeschikbaarheid — uit eigen beweging waar dat kan, en in elk geval op verzoek van het bedrijf binnen dertig dagen na het einde van de storing. Zo mist een cursist geen les, mijlpaal of certificaat door een oorzaak waaraan hij niets kon doen.

11. Gegevensbescherming

De verwerking van persoonsgegevens is beschreven in de privacyverklaring. Voor de gegevens van medewerkers van het bedrijf treedt Complemy op als verwerker; de verwerkersovereenkomst maakt integraal deel uit van deze voorwaarden en wordt geacht aanvaard te zijn bij de eerste activering van een medewerker. Het bedrijf beschikt in het portaal over functies om gegevens van medewerkers te exporteren, te anonimiseren en te verwijderen.

12. Vertrouwelijkheid

Partijen behandelen elkaars niet-publieke informatie (prijsafspraken, leerresultaten, bedrijfsgegevens, technische informatie) vertrouwelijk en gebruiken ze enkel voor de uitvoering van de overeenkomst. Deze verplichting blijft drie jaar na het einde van de overeenkomst gelden. Complemy mag het bedrijf als referentie vermelden (naam en logo) enkel na uitdrukkelijk akkoord.

13. Aansprakelijkheid

Complemy is enkel aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een aan haar toerekenbare tekortkoming, en dit tot maximaal het bedrag dat het bedrijf in de twaalf maanden vóór het schadeverwekkende feit aan Complemy betaalde. Complemy is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gederfde winst, verlies van gegevens die het bedrijf zelf kon exporteren, boetes of sancties van toezichthouders, schade door onjuiste invoer door het bedrijf, door onbeschikbaarheid van diensten van derden (hosting, netwerk, betaalprovider, e-maildienst) of door overmacht. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of zware fout. Het bedrijf vrijwaart Complemy voor aanspraken van zijn medewerkers of derden die voortvloeien uit het gebruik van het platform in strijd met deze voorwaarden.

14. Overmacht

Geen van beide partijen is aansprakelijk voor vertraging of niet-nakoming door omstandigheden buiten haar redelijke controle, zoals storingen bij hosting- of netwerkproviders, cyberaanvallen ondanks passende beveiliging, overheidsmaatregelen, staking of natuurramp. Duurt de overmacht langer dan zestig dagen, dan mag elke partij de overeenkomst beëindigen zonder schadevergoeding.

15. Opschorting en beëindiging

Het bedrijf kan zijn account op elk moment laten afsluiten; aangekochte tokens worden niet terugbetaald. Complemy mag de toegang opschorten of de overeenkomst beëindigen bij ernstige of herhaalde inbreuk op deze voorwaarden, wanbetaling na ingebrekestelling, faillissement of vereffening van het bedrijf, of wanneer de wet dat vereist. Bij beëindiging kan het bedrijf gedurende dertig dagen zijn gegevens (rapporten, certificaten, export per medewerker) downloaden; daarna worden ze verwijderd of geanonimiseerd, behoudens wettelijke bewaarplichten. Complemy kan de dienst in haar geheel stopzetten met een opzegtermijn van zes maanden, waarbij lopende programma's worden afgewerkt of pro rata vergoed.

16. White-label en eigen domein

Een bedrijf kan zijn leeromgeving voorzien van eigen logo, kleuren en, na configuratie, een eigen subdomein. Het bedrijf staat in voor de rechten op zijn merk en voor de DNS-instellingen van zijn domein. Complemy mag technische eisen stellen en de koppeling weigeren of stopzetten bij misbruik.

17. Wijzigingen van deze voorwaarden

Complemy mag deze voorwaarden aanpassen. Wijzigingen worden minstens dertig dagen vóór ze ingaan aangekondigd aan de beheerders per e-mail en in het portaal. Blijft het bedrijf het platform gebruiken na die datum, dan gelden de nieuwe voorwaarden. Wezenlijke wijzigingen ten nadele van het bedrijf geven het recht de overeenkomst kosteloos te beëindigen vóór de ingangsdatum; aangekochte maar niet-gestarte tokens worden dan pro rata terugbetaald.

18. Overdracht

Het bedrijf mag zijn rechten en plichten niet overdragen zonder schriftelijk akkoord van Complemy. Complemy mag de overeenkomst overdragen aan een rechtsopvolger of aan een vennootschap die de activiteit voortzet, mits kennisgeving en zonder vermindering van de garanties voor het bedrijf.

19. Deelbaarheid en volledigheid

Is een bepaling nietig of niet-afdwingbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden en wordt de nietige bepaling vervangen door een geldige die het economisch doel zo dicht mogelijk benadert. Deze voorwaarden, de privacyverklaring, de verwerkersovereenkomst, de prijzenpagina en een eventuele partner- of maatwerkovereenkomst vormen samen de volledige overeenkomst. Bij tegenstrijdigheid gaat een ondertekende maatwerkovereenkomst voor.

20. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden is het Belgisch recht van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in der minne op te lossen; lukt dat niet binnen dertig dagen, dan zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement West-Vlaanderen, afdeling Kortrijk, bevoegd.